Politika zasebnosti

Upravljavec osebnih podatkov je podjetje Smartklik, računalniško programiranje in svetovanje, Marko Lovrić s.p., Goriče 30, 4204 Golnik.

Kontaktni e-naslov za vprašanja o zasebnosti: info@omnisafe.smartklik.si

Za namen delovanja storitve zbiramo in obdelujemo naslednje kategorije podatkov:

• Identifikacijski in kontaktni podatki: e-poštni naslov, ime in priimek ali naziv s.p., davčna številka.
• Poslovni podatki: tip s.p. (normiranec), DDV status, TRR (če ga vnesete), poslovni naslov.
• Finančni in transakcijski podatki: podatki o izdanih računih, prihodkih, stroških, mesečnem prometu, izračunanih obveznostih in opomnikih.
• Tehnični podatki: podatki o seji (sejni žetoni), IP naslov, operacijski sistem, vrsta brskalnika, dnevniki prijav in dejavnosti v aplikaciji (zaradi zagotavljanja varnosti).
• Komunikacijski podatki: vsebina pogovorov z AI pomočnikom (če uporabljate funkcijo klepeta) ter vsebina vaših e-poštnih sporočil, poslanih podpori.
• Naložene datoteke: slike in PDF dokumenti računov, ki jih naložite v aplikacijo (npr. za namen avtomatskega branja/skeniranja).

Osebne podatke obdelujemo na naslednjih pravnih podlagah:

• Izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR): Obdelava je nujna za registracijo, delovanje aplikacije, vodenje vaše evidence prometa, izračunavanje obveznosti, pošiljanje tehničnih obvestil ter pripravo podatkov za eDavke. Sem spada tudi pošiljanje e-poštnih povezav za prijavo ("magic link").
• Soglasje (člen 6(1)(a) GDPR): Za pošiljanje neobveznih e-poštnih opomnikov, obvestil o novostih ali trženjskih sporočil, če ste v to izrecno privolili. Soglasje lahko kadarkoli prekličete.
• Zakoniti interes (člen 6(1)(f) GDPR): Za zagotavljanje varnosti storitve, preprečevanje zlorab in goljufij, spremljanje stabilnosti delovanja aplikacije (dnevniki dostopa) ter za reševanje morebitnih pravnih sporov.

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo ali posredujemo nepooblaščenim tretjim osebam. Za nemoteno delovanje aplikacije pa sodelujemo s preverjenimi pogodbenimi obdelovalci, ki podatke obdelujejo izključno v našem imenu in po naših navodilih:

• Ponudniki gostovanja: za varno shranjevanje podatkov in delovanje aplikacijskih strežnikov.
• Ponudniki e-poštnih storitev: za pošiljanje povezav za prijavo in opomnikov (npr. Resend).
• Ponudniki shrambe datotek: za varno shranjevanje naloženih PDF/slikovnih računov (npr. Vercel Blob).
• Ponudniki AI tehnologij: za namen optične prepoznave znakov (OCR/skeniranje računov) in delovanje klepetalnika (npr. OpenAI, Anthropic ali drugi specializirani ponudniki). S temi ponudniki imamo sklenjene ustrezne anekse o obdelavi podatkov (DPA), ki zagotavljajo, da se vaši podatki ne uporabljajo za učenje njihovih javnih modelov.

Prenos podatkov izven EU: Če kateri od naših ponudnikov storitev podatke obdeluje v ZDA ali drugi državi izven Evropskega gospodarskega prostora (EGP), zagotavljamo, da prenos poteka ob upoštevanju ustreznih zaščitnih ukrepov (npr. Standardne pogodbene klavzule EU ali okvir za varstvo podatkov EU-ZDA).

Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani:

• Podatke o računu in finančne podatke hranimo v času trajanja vašega naročniškega razmerja oziroma dokler imate aktiven uporabniški račun.
• Ob izbrisu računa se vsi vaši podatki trajno izbrišejo ali anonimizirajo v roku 30 dni, razen tistih podatkov, ki jih moramo hraniti na podlagi zakonodaje (npr. izdani računi za naročnino, ki jih moramo po zakonodaji o DDV hraniti 10 let).

V skladu z GDPR imate glede svojih osebnih podatkov naslednje pravice:

• Pravico do dostopa do svojih podatkov in informacij o njihovi obdelavi.
• Pravico do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov.
• Pravico do izbrisa ("pravica do pozabe"), če podatki niso več potrebni ali če prekličete privolitev (in ne obstaja druga pravna podlaga).
• Pravico do omejitve obdelave in pravico do ugovora obdelavi na podlagi zakonitosti interesa.
• Pravico do prenosljivosti podatkov v strukturirani, strojno berljivi obliki.
• Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije (Dunajska cesta 22, Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si).

Vse zahteve za uveljavljanje pravic nam lahko pošljete na: info@omnisafe.smartklik.si.

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito vaših podatkov pred izgubo, zlorabo ali nepooblaščenim dostopom (šifriranje povezav s protokolom HTTPS, šifriranje podatkov v mirovanju, omejen dostop zaposlenih in redne posodobitve). Ker pa noben prenos prek spleta ni 100-odstotno varen, vas pozivamo, da skrbno varujete svoje prijavne podatke in povezave.